2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化されました。メールやWebで受け取った請求書・領収書をPDF等の電子データのまま保存しなければならず、印刷して紙で保管するだけでは法令を満たせなくなっています。対応を先送りにしていた企業も、2026年の今は無視できない状況です。
クラウドストレージは電子帳簿保存法への対応手段として有効です。ただし、クラウドに置くだけでは足りません。保存要件を満たした運用設計が必要です。
電子帳簿保存法の3区分
電子帳簿保存法は保存対象によって3つに分類されます。
①電子帳簿等保存（任意）：会計ソフトで作成した帳簿・書類を電子保存する。要件を満たせば青色申告特別控除の65万円控除が適用されます。
②スキャナ保存（任意）：紙の契約書・領収書をスキャンして電子保存する。2022年改正でタイムスタンプ要件が大幅に緩和されました。
③電子取引データ保存（義務）：メール・EDI・クラウドサービス経由で受け取った取引関係書類を電子データのまま保存する。2024年1月から猶予なしで義務化されています。
日常業務でもっとも影響が大きいのは③です。添付PDFで受け取った請求書を印刷して電子データを消してしまうワークフローは、そのままでは法令違反です。
クラウドストレージで満たすべき要件
電子取引データをクラウドストレージに保存する場合、以下の3要件を運用で担保する必要があります。
真実性の確保
改ざん防止策として、次のどちらかを選択します。
- タイムスタンプ付与：電子取引データにタイムスタンプを付与する
- 訂正削除履歴の記録：ファイルの訂正・削除を行った場合に履歴が自動記録されるシステムを使用する
HStorageのバージョン管理機能を有効にすると、ファイルの更新履歴が記録されます。誰がいつどう変更したかの証跡が残るため、タイムスタンプなしで真実性要件を満たせます。
可視性の確保
税務調査時に「速やかに提示・出力できる」ことが求められます。
PCとディスプレイがあり、データをすぐ開ける状態であれば要件を満たします。クラウドストレージは常時アクセス可能なので、可視性の確保はほぼ自動的にクリアできます。
検索機能の確保
取引年月日・取引金額・取引先名称の3項目で検索できる環境が必要です。ただし2022年改正で要件が緩和されており、次の方法でも対応可能です。
- 索引簿方式：ExcelやGoogleスプレッドシートに取引情報を一覧化し、ファイルと紐づける
- ファイル命名規則：
20260315_100000_株式会社ABC.pdfのように、日付・金額・取引先をファイル名に含める
ファイル名での対応は追加コストがかかりません。フォルダ構成と組み合わせれば、中小企業の大半のケースで十分です。
実務で使えるフォルダ設計
クラウドストレージ上のフォルダ構成は、検索要件の充足と日常運用のしやすさを両立させる必要があります。
/ 電子取引
├── 請求書（受取）
│ ├── 2026
│ │ ├── 01_1月
│ │ │ ├── 20260115_55000_株式会社ABC.pdf
│ │ │ └── 20260128_33000_有限会社XYZ.pdf
│ │ ├── 02_2月
│ │ └── 03_3月
├── 領収書（受取）
│ └── 2026
└── 発注書・注文書
年月別のフォルダと命名規則の組み合わせで、「取引年月日による検索」「取引先名による絞り込み」の両方に対応できます。
セキュリティ要件
電子帳簿保存法の対応として使うクラウドストレージは、業務上の機密情報を預けることになります。セキュリティ面での確認事項は以下のとおりです。
- 暗号化通信：ファイルの送受信がHTTPS（TLS）またはSFTPで保護されているか
- アクセス制御：閲覧・編集・ダウンロードの権限を役割別に設定できるか
- 二要素認証：不正アクセスを防ぐ多要素認証に対応しているか
- データ保管場所：日本国内のデータセンターか（国外サーバーはリスク評価が必要）
HStorageは通信にTLSとSFTPを採用し、日本国内のデータセンターでデータを管理しています。フォルダ・ファイルのアクセス権限を細かく設定でき、経理担当者だけが閲覧できる専用フォルダを構築できます。
2027年以降の改正予定
2027年1月からは重加算税の加重措置免除要件が新設される予定です。電子取引データを保存していない場合の不正行為については、重加算税が現行より重くなる方向で検討が進んでいます。
また、2027年分の確定申告から青色申告特別控除65万円の適用要件が見直され、電子帳簿要件の満たし方が変わる見込みです。
今から運用を整えておけば、次の法改正でも追加コストを最小化できます。
導入ステップ
ステップ1：対象データの洗い出し
自社でどのような電子取引が発生しているかをリスト化します。メール添付、クラウドサービス（Amazonビジネス、楽天ビジネスなど）、EDI、受発注システムを確認してください。
ステップ2：保存ルールの策定
フォルダ構成とファイル命名規則を決め、社内ドキュメントにまとめます。「誰が・どのタイミングで・どこに保存するか」を明文化しないと運用が続きません。
ステップ3：クラウドストレージの選定・設定
セキュリティ要件とアクセス制御機能を確認した上でストレージを選び、フォルダ構成とアクセス権限を設定します。
ステップ4：社内周知
経理担当者だけでなく、請求書を受け取る可能性があるすべての部署に周知します。ルールが浸透しなければ、設計がどれだけ正確でも現場で崩れます。
電子帳簿保存法への対応で最初にやるべきことはシステム投資より先にフォルダ構成と命名規則の設計です。それさえ整えれば、クラウドストレージだけで法令要件を満たせます。
HStorageのバージョン管理機能・SFTP対応・日本国内データ管理については以下の記事も参照してください。
